Was passiert mit einem Anruf, nachdem der KI-Telefon­assistent abgenommen hat?

Stand: September 2026 · Sven Reimer

Nachdem der KI-Telefonassistent abgenommen hat, wird aus dem Anruf ein Eintrag: Anliegen, Name, Rückrufnummer und Dringlichkeit stehen im Kundenportal, und Sie bekommen eine Meldung per Mail oder als Mitteilung aufs Handy. Termine nimmt der Assistent als Wunsch auf oder trägt sie direkt in den Kalender ein, und arbeitet Ihr Betrieb mit eigener Software, binden wir sie an, wenn sie eine Schnittstelle hat. So liegt die Kommunikation mit Ihren Kunden an einem Ort, ob Sie das Portal im Alltag nutzen oder Ihre eigene Software.

Bekomme ich jeden Anruf per E-Mail?

Ja, wenn Sie das wollen. Nach jedem Gespräch geht eine Anrufmeldung an eine oder mehrere Adressen, die Sie festlegen. Sie nennt Anliegen, Name, Rückrufnummer und Dringlichkeit, damit Sie auch unterwegs entscheiden können, ob Sie gleich zurückrufen. Notfälle melden sich sofort und nennen, wer gerade Bereitschaft hat. Wer das Portal als App installiert hat, bekommt die Meldung zusätzlich als Mitteilung aufs Handy.

Was sehe ich im Kundenportal?

Ohne Eintrag bleibt von einem Anruf oft nur ein Satz: „Jemand hat angerufen, ich weiß nicht mehr wer." Der Anruf kam mitten in der Arbeit, wurde angenommen und ist danach nirgends. Im Kundenportal ist jeder Anruf ein Eintrag, und zwar an der Stelle, an der Sie ihn suchen:

• Anliegen: jede Anfrage als Karte, von neu bis erledigt.
• Kartei: je Kunde ein Verlauf mit allen Anrufen, Nachrichten und Terminen, samt Mitschrift jedes Gesprächs. Wer schon einmal angerufen hat, erkennt der Assistent beim nächsten Mal.
• Kalender: Tag, Woche und Monat, dazu Notdienstplan und Belegung, am Rechner wie am Handy.
• Zahlen: wie viele Anrufe kamen und wann.
• Rollen: Als Inhaber sehen Sie alles, Ihre Mitarbeiter sehen, was Sie ihnen freigeben.

Kann der Assistent Termine direkt in meinen Kalender eintragen, auch in Outlook?

Ja. Der Assistent trägt Termine in den Kalender des Portals ein, wenn Sie das freigeben, oder nimmt sie als Wunsch auf, den Ihr Team bestätigt. Er bietet nur Zeiten an, die frei sind und in Ihre Öffnungszeiten passen. Soll ein Termin zusätzlich in Outlook oder im Google Kalender stehen, richten wir diese Verbindung als Anbindung ein.

Lässt sich das an meine Branchensoftware anbinden?

Ja, wenn Ihre Software eine Schnittstelle hat, und das haben viele. Wie direkt der Weg ist, entscheidet der Hersteller. Sechs Beispiele aus verschiedenen Branchen:

• HERO (Handwerk): Eine eigene Schnittstelle legt neue Projekte aus Anfragen an [1].
• Magicline (Fitnessstudios): Die Schlüssel für eine angebundene App entstehen, sobald das Studio die Verbindung anfordert [2].
• facilioo (Hausverwaltung): eine offene REST-Schnittstelle für Objekte, Einheiten und Vorgänge, der Entwicklerzugang auf Anfrage [3].
• medatixx (Arztpraxis): der HealthHub auf Grundlage des FHIR-Standards; Partner werden vorher akkreditiert [4].
• Actaport (Kanzlei): eine Schnittstelle, dazu die Automatisierungswerkzeuge n8n und Zapier [5].
• aleno (Restaurant): Zugang über eigene API-Benutzer im aleno-Backend [6].

Über die Schnittstelle geht, was der Assistent aufgenommen hat: der Kontakt, das Anliegen, der Termin. Im Handwerk wird daraus zum Beispiel gleich ein neues Projekt, in der Hausverwaltung ein Vorgang. Hat Ihre Software keine offene Schnittstelle, gibt es Umwege: einen gemeinsamen Kalender, eine Mail an einen festen Posteingang oder ein Buchungsportal dazwischen. Welcher Weg bei Ihnen passt, klären wir im Erstgespräch; die Anbindung bauen wir als eigene Leistung (Leistungen). Wie das für eine Verwaltung aussieht, zeigt die Seite KI-Telefonassistent für die Hausverwaltung.

Kann ich meinen Kunden über das Portal auch schreiben?

Ja. Aus dem Portal gehen Nachrichten an Ihre Kunden, und die Antworten landen im selben Verlauf wie die Anrufe. Automatisch geht das auch: eine Erinnerung vor dem Termin, eine Nachfrage, wenn ein Angebot unbeantwortet bleibt, eine Bitte um Bewertung nach dem Auftrag. Sie legen fest, ob per E-Mail, SMS oder WhatsApp, und schalten jede Automatik einzeln an oder aus.

Wird das Gespräch aufgezeichnet?

Nur wenn Sie das wollen: Die Aufnahme ist ein Schalter je Betrieb. Ein Gespräch ohne Befugnis aufzunehmen ist nach § 201 StGB strafbar [10]. Schalten Sie die Aufnahme ein, richten wir deshalb den Hinweis zu Beginn des Gesprächs mit ein. Aufnahmen liegen in einem Speicher, der die Daten in der EU hält [7], und werden nach der vereinbarten Frist gelöscht. Die Mitschrift steht unabhängig davon im Verlauf.

Wie sind die Daten geschützt?

Ihre Einträge, Kontakte und Termine liegen bei Cloudflare in Europa: die Datenbank ist für Westeuropa eingerichtet [8], Aufnahmen liegen in einem Speicher, der sie garantiert in der EU hält [7]. Die Telefonbrücke, über die Ihre Anrufe laufen, steht auf einem Server in Belgien. Ins Portal kommt nur, wer sich anmeldet, und jeder Mitarbeiter sieht nur, was Sie ihm freigeben.

Kündigt ein Betrieb, löschen wir seine Daten. Möchte ein Anrufer seine Daten gelöscht haben, nimmt der Assistent den Wunsch auf, und Ihr Büro bekommt ihn als Anliegen. Jeder Betrieb sieht nur seine eigenen Daten. Das prüfen wir vor jedem Start mit einem eigenen Test: Betrieb A fragt Daten von Betrieb B an, und die Antwort muss leer bleiben. Wie der Assistent am Telefon klingt, hören Sie in der Live-Demo; was er insgesamt kann, zeigt die Seite KI-Telefonassistent.

Häufige Fragen

Quellen

1. API-Doku: Lead API und GraphQL, HERO Software, abgerufen am 25.09.2026
2. Magicline Open API, General Information, Sport Alliance, abgerufen am 25.09.2026
3. facilioo API, facilioo Developer Hub, abgerufen am 25.09.2026
4. medatixx-HealthHub, medatixx, abgerufen am 25.09.2026
5. Kanzleisoftware Actaport, Actaport, abgerufen am 25.09.2026
6. Einführung in die aleno API, aleno, abgerufen am 25.09.2026
7. R2 Data location, Jurisdictional Restrictions, Cloudflare, abgerufen am 25.09.2026
8. D1 Data location, Cloudflare, abgerufen am 25.09.2026
9. § 201 StGB, Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes, Bundesministerium der Justiz, abgerufen am 25.09.2026