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Was ein KI-Telefon­assistent für Ihren Betrieb erledigt

Ein KI-Telefonassistent, oft auch KI-Anrufbeantworter genannt, nimmt Anrufe mit natürlicher Stimme an, klärt das Anliegen und gibt das Ergebnis schriftlich an Sie weiter. Der Assistent von Kortivo macht das für kleine Betriebe in Deutschland: rund um die Uhr, auf Deutsch, von uns eingerichtet auf Ihre Leistungen, Zeiten und Abläufe.

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Wie funktioniert ein KI-Telefonassistent?

Ein Beispiel mit der Werkstatt aus der Live-Demo: Der Anrufer will einen HU-Termin. Der Assistent fragt nach, was für den Eintrag fehlt, und sagt nichts zu, was die Werkstatt nicht selbst bestätigt.

  1. AssistentinGuten Tag, hier ist Nele von Werkstatt Brinkmann. Ich bin eine KI-Assistentin. Was kann ich für Sie tun?
  2. AnruferIch bräuchte einen Termin für die HU.
  3. AssistentinKlar, nehme ich auf. Was fahren Sie denn?
  4. AnruferEinen Golf, Baujahr 2016. Am liebsten Dienstag vormittags.
  5. AssistentinAlso Dienstag vormittags, die Werkstatt bestätigt Ihnen den Termin. Wie ist Ihr Name?
  6. AnruferMax Mustermann.
Beispielgespräch mit der Demo-Werkstatt. Die Sätze des Assistenten stammen aus seiner Anleitung.

Daraus wird im Portal:

Anliegen
Termin für die Hauptuntersuchung
Fahrzeug
Golf, Baujahr 2016
Wunsch
Dienstag vormittags
Anrufer
Max Mustermann
Nächster Schritt
Die Werkstatt bestätigt den Termin

Wie klingt er?

Drei kurze Beispielgespräche zum Anhören. Oder Sie sprechen selbst mit dem Assistenten, direkt im Browser, ohne Anmeldung.

Erst einmal hören

  • KFZ-Werkstatt Warnleuchte, Termin zur Diagnose

    0:26
    Zum Mitlesen
    1. Assistentin Guten Tag, hier ist Nele von Werkstatt Brinkmann. Ich bin eine KI-Assistentin. Was kann ich für Sie tun?
    2. Anrufer Hallo, bei mir leuchtet seit heute Morgen die Motorkontrollleuchte.
    3. Assistentin Leuchtet sie gelb oder rot?
    4. Anrufer Gelb. Das Auto fährt aber ganz normal.
    5. Assistentin Dann notiere ich Ihnen einen Termin zur Diagnose. Wann passt es Ihnen?
    6. Anrufer Am besten Mittwoch früh.
    7. Assistentin Also Mittwoch früh, die Werkstatt bestätigt Ihnen den Termin.

  • Friseursalon Termin verschieben

    0:29
    Zum Mitlesen
    1. Assistentin Guten Tag, hier ist Jana von Salon Haarmonie. Ich bin eine KI-Assistentin. Was kann ich für Sie tun?
    2. Anruferin Hallo, ich müsste meinen Termin am Samstag verschieben.
    3. Assistentin Kein Problem. Auf welchen Namen läuft der Termin?
    4. Anruferin Auf Meier.
    5. Assistentin Ich sehe ihn: Samstag um elf, Waschen, Schneiden, Föhnen. Ginge auch Dienstag um sechzehn Uhr?
    6. Anruferin Ja, das passt.
    7. Assistentin Dann steht Ihr Termin jetzt am Dienstag um sechzehn Uhr. Bis dann!

  • Elektrobetrieb Stromausfall im Erdgeschoss

    0:24
    Zum Mitlesen
    1. Assistentin Guten Tag, hier ist Lena von Elektro Nordmann. Ich bin eine KI-Assistentin. Was kann ich für Sie tun?
    2. Anrufer Bei uns ist im ganzen Erdgeschoss der Strom weg, und die Sicherung fliegt immer wieder raus.
    3. Assistentin Das nehme ich direkt auf. Riecht es irgendwo verbrannt, oder sehen Sie Funken?
    4. Anrufer Nein, nichts davon.
    5. Assistentin Gut. Dann brauche ich noch Ihre Adresse, und das Büro meldet sich mit einem Termin.

Beispielgespräche mit unseren Demo-Betrieben, vertont mit der Stimme unserer Demo-Assistentin.

Bereit Mikrofon nötig

Sie rufen bei der Werkstatt Brinkmann in Essen an. Vereinbaren Sie einen Termin für Inspektion, H U oder Reifenwechsel — oder fragen Sie nach einer leuchtenden Warnleuchte.

Das sind Demo-Betriebe mit ein paar typischen Anliegen. Ihr eigener Assistent kennt Ihre Leistungen, Preise, Zeiten und Abläufe, und wir stellen ihn mit Ihnen nach, bis er sitzt.

Ihr Browser fragt einmal nach dem Mikrofon. Die Sprachverarbeitung beginnt erst mit Ihrem Klick auf „Gespräch starten“, Details in der Datenschutzerklärung.

Was erledigt der Assistent?

Aus jedem Anruf wird ein Eintrag, als hätte der Anrufer im Gespräch ein Kontaktformular ausgefüllt.

Anrufe annehmen
Rund um die Uhr, auch nachts, am Wochenende und wenn Sie gerade selbst telefonieren.
Anliegen klären
Er fragt nach, bis klar ist, wer anruft, worum es geht und wie dringend es ist.
Fragen beantworten
Öffnungszeiten, Leistungen, Preise, Anfahrt: Was Sie ihm mitgeben, gibt er weiter.
Termine eintragen
Direkt in Ihren Kalender, ohne Hin und Her.
Notfälle weiterleiten
Dringendes geht sofort an Sie oder Ihre Bereitschaft.
Rückrufe vormerken
Wer zurückgerufen werden will, steht mit Nummer und Anliegen in Ihrem Portal. Ein Tipp, und Sie rufen zurück.
Chat und WhatsApp
Telefon, WhatsApp und der Chat auf Ihrer Website landen beim selben Assistenten, mit demselben Wissen.
Nachfassen
Er erinnert an Termine, hakt beim Angebot nach und bittet nach dem erledigten Auftrag um eine Bewertung.

Was sehen Sie danach im Portal?

Jede Anfrage als Karte, sortiert nach dem, was noch zu tun ist. Am Rechner und am Handy.

Beispieldaten: Anliegen im Kundenportal am Rechner.

Wer richtet den Assistenten ein?

Wir, zusammen mit Ihnen. Keine Software zum Selbsteinrichten: Wir bauen den Assistenten auf Ihre Abläufe, testen ihn mit Ihnen und stellen nach, bis er sitzt. Danach bleiben wir Ihr fester Ansprechpartner und sorgen dafür, dass alles richtig funktioniert.

Warum wir ihn auch mit Ihrer Software verbinden
  1. Erstgespräch30 Minuten, kostenlos. Wir klären, welche Anrufe bei Ihnen ankommen und was der Assistent damit tun soll.
  2. EinrichtungWir richten ihn auf Ihre Leistungen, Zeiten, Preise und Abläufe ein und verbinden ihn mit Ihrer Nummer.
  3. TestSie rufen selbst an, so oft Sie wollen. Was nicht sitzt, justieren wir nach.
  4. LiveEr nimmt Ihre Anrufe an. Ändert sich bei Ihnen etwas, passen wir ihn an.
Werkstatt Brinkmann, EssenBeispiel: so eingerichtet, wie Nele in der Live-Demo arbeitet
Begrüßung
„Guten Tag, hier ist Nele von Werkstatt Brinkmann. Ich bin eine KI-Assistentin. Was kann ich für Sie tun?“
Termine
Inspektion, HU und Reifenwechsel nimmt Nele als Wunsch auf, die Serviceannahme bestätigt.
Preise
HU mit AU 145 €, Reifenwechsel 45 €, mit Einlagerung 79 €. Reparaturkosten nie ohne Diagnose.
Sicherheitsfall
„Bremse bis zum Boden“, „rote Warnleuchte“, Qualm: nicht weiterfahren, ein Kollege ruft sofort zurück.
Macht die Werkstatt nicht
Motorräder, Wohnmobile über 3,5 Tonnen, Lack und Karosserie: Nele sagt freundlich ab.
Nach Feierabend
Mo–Fr 7:30–17:30 Uhr, Sa 9–12 Uhr. Danach nimmt Nele das Anliegen auf, ein Kollege meldet sich am nächsten Werktag.
Mit Nele sprechen

Für welche Betriebe eignet er sich?

Für jeden Betrieb, bei dem das Telefon klingelt, während die Hände voll sind. Wählen Sie Ihre Branche und hören Sie, wie er dort klingt.

HandwerkAuftragsanfrage, Schaden, Rückfrage ElektrikerStörung, Notdienst, Angebotsanfrage KFZ-WerkstattHU-Termin, Reifenwechsel, Warnleuchte FriseursalonTermin buchen, verschieben, absagen HausverwaltungSchadensmeldung, Rückruf, Zuständigkeit RestaurantTisch reservieren, Öffnungszeiten KanzleiErstkontakt, Rückruf vereinbaren FitnessstudioProbetraining, Mitgliedschaft

KI-Anrufbeantworter oder Telefonservice?

Beide nehmen ab, wenn Sie es nicht können. Der Unterschied liegt darin, wie abgerechnet wird und was danach bei Ihnen ankommt.

Der ausführliche Vergleich im Ratgeber
Telefonservice mit Menschen und KI-Telefonassistent im Vergleich
Telefonservice mit MenschenKI-Telefonassistent
Abrechnungmeist nach Minuten oder Anrufenfester Monatsbetrag
Erreichbarje nach Vertragrund um die Uhr
Ungewöhnliche Fällewägt selbst abgibt sie an Sie weiter
Bei Ihnen kommt aneine Gesprächsnotizein fertiger Eintrag im Portal, Termine im Kalender

Häufige Fragen zum KI-Telefonassistenten

Was Betriebe vor dem Start am häufigsten wissen wollen.

Alle Fragen und Antworten
Trägt der Assistent Termine direkt in meinen Kalender ein?

Wenn Sie das wollen, ja: Er bietet nur freie Zeiten an und trägt den Termin ein. Oder er nimmt den Wunsch auf, und Sie bestätigen selbst, so wie die Werkstatt in unserer Live-Demo. Das legen wir bei der Einrichtung fest. Wie eine gute Erinnerung vor dem Termin aussieht, zeigt der Ratgeber Terminerinnerung an Kunden.

Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?

Ja, das sollen sie auch. Seit dem 2. August 2026 verlangt die KI-Verordnung der EU, dass Anrufer erfahren, wenn sie mit einem KI-System sprechen. Unser Assistent stellt sich deshalb standardmäßig als virtuelle Assistentin Ihres Betriebs vor und sagt auf Nachfrage offen: „Ja, ich bin eine KI.“ Möchten Sie es ausdrücklicher, begrüßt er Anrufer von Anfang an als KI-Assistentin, so wie in unserer Live-Demo. Was das Gesetz dazu genau verlangt, steht im Ratgeber zum Datenschutz beim KI-Telefonassistenten.

Ist ein KI-Telefonassistent DSGVO-konform?

Ja, wenn drei Dinge stimmen: ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, eine kurze Information der Anrufer und nur so viele Daten, wie für Rückruf oder Termin nötig sind. Den Vertrag und die Liste unserer Dienstleister bekommen Sie von uns zum Start. Ausführlich im Ratgeber: Ist ein KI-Telefonassistent DSGVO-konform?

Behalte ich meine Telefonnummer?

Ja. Ihre bestehende Nummer bleibt. Der Assistent wird an Ihre Nummer angebunden, zum Beispiel so, dass er übernimmt, wenn Sie nicht abheben können, oder rund um die Uhr als erste Stimme. Wie das geht, steht im Ratgeber Rufumleitung einrichten.

Was kostet der KI-Telefonassistent?

Ein fester Monatsbetrag. Was Ihr Betrieb genau braucht, klären wir im Erstgespräch und schreiben es ins Angebot.

ab 149 €

im Monat, monatlich kündbar

  • Nimmt rund um die Uhr ab
  • Ihre Nummer bleibt
  • Ein fester Ansprechpartner, kein Callcenter
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