Terminerinnerung an Kunden: Wann, wie und mit welchem Text?

Stand: September 2026 · Sven Reimer

Eine Terminerinnerung an Kunden kommt am besten am Vortag, nennt Tag, Uhrzeit, Ort und Leistung und sagt, wie man absagt oder verschiebt. Eine gute Terminerinnerung macht aus einem vergessenen Termin eine rechtzeitige Absage, solange Sie die Zeit noch neu vergeben können.

Wie schreibe ich eine gute Terminerinnerung?

Kurz, mit dem Namen Ihres Betriebs vorn und allem, was der Kunde für morgen braucht:

• Absender: der Name des Betriebs am Anfang, damit niemand rätseln muss, wer schreibt.
• Wann: Wochentag, Datum und Uhrzeit, also „Dienstag, 14.10., 9:30 Uhr“ statt nur „morgen“.
• Was: die Leistung und wie lange sie dauert, dazu, was mitzubringen ist, etwa den Fahrzeugschein.
• Wo: die Adresse, wenn sie nicht selbstverständlich ist.
• Absagen: wie der Kunde absagt oder verschiebt, und bis wann.

Der letzte Punkt entscheidet. Ein Drittel der Deutschen hat schon einmal notwendige Anrufe aus Unbehagen aufgeschoben, und 32 Prozent vereinbaren Termine bei Dienstleistern lieber per Mail oder Buchungsplattform als am Telefon [1]. Bieten Sie deshalb einen Weg ohne Anruf an, etwa eine Antwort auf die Nachricht, und zusätzlich eine Nummer, unter der jemand abnimmt.

Schicken Sie die Erinnerung einen Tag vorher, wie es auch ein Berater in der Handwerkspresse empfiehlt [2]. Dann bleibt nach einer Absage Zeit, den Platz neu zu vergeben; eine Erinnerung am selben Morgen lässt dafür kaum Spielraum. Und prüfen Sie bei SMS den Absender: Auf eine Nachricht, die statt einer Nummer einen Namen als Absender zeigt, kann niemand antworten [3]. Dann gehört die Nummer für die Absage in den Text.

Wie formuliere ich eine freundliche Erinnerung?

Freundlich heißt: kurz, ohne erhobenen Zeigefinger, mit einem Angebot statt einer Mahnung. Drei Vorlagen zum Anpassen; was in eckigen Klammern steht, ersetzen Sie.

Per SMS:

[Betrieb]: Erinnerung an Ihren Termin morgen, [Wochentag] [Datum], [Uhrzeit] Uhr, [Leistung]. Sie können nicht? Antworten Sie auf diese SMS oder rufen Sie an: [Nummer].

Per WhatsApp:

Hallo [Vorname], hier ist [Betrieb]. Wir freuen uns auf Sie morgen um [Uhrzeit] Uhr. Falls es nicht passt, schreiben Sie uns einfach hier, dann finden wir einen neuen Termin.

Per E-Mail, Betreff „Ihr Termin morgen, [Wochentag], [Uhrzeit] Uhr“:

Guten Tag [Name], wir erinnern Sie an Ihren Termin morgen, [Wochentag], [Datum], um [Uhrzeit] Uhr: [Leistung], Dauer etwa [Dauer]. Bitte bringen Sie [zum Beispiel den Fahrzeugschein] mit. Falls Sie nicht kommen können, sagen Sie bitte bis [Zeitpunkt] ab, per Antwort auf diese Mail oder unter [Nummer]. Freundliche Grüße, [Betrieb]

Was nicht hineingehört: Angebote, Rabatte und die Bitte um eine Bewertung. Warum, steht im nächsten Abschnitt.

Darf man Kunden per WhatsApp kontaktieren?

Mit Vorsicht. Die bayerische Datenschutzaufsicht verlangt zweierlei: Der Betrieb muss WhatsApp datenschutzgerecht einsetzen, vor allem mit Blick auf die Adressbuchdaten, und seine Kunden müssen jederzeit einen gleichwertigen anderen Weg haben. Wegen fortbestehender Rechtsunsicherheit rät sie, Alternativen zu prüfen [4]. Bieten Sie WhatsApp also als einen Weg unter mehreren an, nie als den einzigen.

Für alle Kanäle gilt: Werbung per E-Mail, SMS oder Messenger braucht eine vorherige ausdrückliche Einwilligung [5]. Eine Rechnung per Mail ist selbst keine Werbung; hängt aber eine Zufriedenheitsumfrage daran, ist das nach dem Bundesgerichtshof Werbung [6]. Eine Entscheidung speziell zur reinen Terminerinnerung haben wir nicht gefunden. Halten Sie die Erinnerung deshalb frei von allem, was verkaufen soll.

Manche Anwälte halten schon für die Erinnerung selbst eine Einwilligung für nötig [7]. Wer bei der Buchung fragt, ob und wie der Kunde erinnert werden möchte, und die Antwort festhält, erfüllt auch diese strengere Sicht.

Wie hoch ist die No-Show-Quote?

No-Show heißt: Der Kunde kommt nicht und sagt auch nicht ab. Für Friseure, Kosmetikstudios und Werkstätten haben wir keine belastbare Branchenzahl gefunden; Fachzeitschriften und Kammern berichten nur von einzelnen Betrieben.

Gut untersucht ist dagegen, was Erinnerungen bewirken, allerdings bei Arztterminen. In acht Studien mit 6.615 Teilnehmern erschienen ohne Erinnerung 67,8 Prozent, mit SMS-Erinnerung 78,6 Prozent und mit Erinnerungsanruf 80,3 Prozent [8]. Ohne Erinnerung fehlte also fast ein Drittel, mit SMS gut ein Fünftel. Die SMS wirkte so gut wie der Anruf und kostete in zwei Studien je wahrgenommenem Termin 55 und 65 Prozent weniger [8].

Kann man nicht abgesagte Termine in Rechnung stellen?

Nur, wenn es vorher vereinbart war. Nach der Verbraucherzentrale Niedersachsen darf eine Ausfallgebühr verlangt werden, wenn sie bei der Terminbuchung wirksam vereinbart wurde, mit ausdrücklichem Hinweis auf die Bedingungen [9]. Steht sie als Pauschale in Ihren Geschäftsbedingungen, darf sie den Schaden nicht übersteigen, der gewöhnlich entsteht, und der Kunde muss ausdrücklich nachweisen dürfen, dass Ihnen weniger oder gar kein Schaden entstanden ist [10].

Was Sie sparen oder anderweitig verdienen, wird angerechnet [11]. Vergeben Sie den Platz neu, sinkt also Ihr Anspruch, und je früher abgesagt wird, desto geringer ist in der Regel der Schaden [9]. Die Erinnerung setzt deshalb früher an als jede Gebühr: Sie holt die Absage, solange sich die Zeit noch vergeben lässt.

Wie verschicke ich Terminerinnerungen automatisch?

Mit einem Kalender oder einer Buchungssoftware, die Nachrichten an Kunden schicken kann, oder, ab dem Paket Plus, mit unserem Kundenportal. Dort legen Sie fest, wann die Erinnerung hinausgeht, zum Beispiel am Vortag und noch einmal zwei Stunden vorher, über welchen Weg zuerst, per E-Mail oder SMS, im Paket Komplett auch per WhatsApp, und mit welchem Text.

Die Erinnerung allein reicht aber nicht, wie dieser Moment zeigt: Die Kundin liest mittags die Erinnerung für morgen früh und merkt, dass sie nicht kann. Sie ruft im Salon an, es klingelt durch, dort hat gerade jeder die Hände voll. Sie versucht es nicht noch einmal. Am Morgen bleibt der Platz frei, obwohl die Absage rechtzeitig gekommen wäre.

Mit einem KI-Telefonassistenten ist die Nummer in der Erinnerung immer besetzt. Er nimmt die Absage an, bietet einen neuen Termin an und trägt ihn ein, wenn Sie das freigeben, und die frei gewordene Zeit steht wieder im Kalender. Wie das im Salon abläuft, zeigt die Seite für Friseure; ausprobieren können Sie es in der Live-Demo.

Häufige Fragen

Quellen

1. Angst zu telefonieren: Ein Drittel hat schon notwendige Anrufe aufgeschoben, Bitkom, 1.004 Befragte ab 16 Jahren, 11.04.2025, abgerufen am 25.09.2026
2. Wenn Kunden Termine platzen lassen: Mittel gegen den Ärger, handwerk.com, 16.06.2017, abgerufen am 25.09.2026
3. Senden einer SMS ohne Telefonnummer mit alphanumerischen Absender-IDs, Twilio, 06.03.2023, abgerufen am 25.09.2026
4. FAQ: Dürfen Unternehmen ihren Kunden Kontakt über WhatsApp anbieten?, Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, abgerufen am 25.09.2026
5. § 7 UWG, Unzumutbare Belästigungen, abgerufen am 25.09.2026
6. Urteil vom 10. Juli 2018, VI ZR 225/17, Bundesgerichtshof, Volltext bei MIR, abgerufen am 25.09.2026
7. Terminerinnerungen aufs Kunden-Smartphone: Was ist zu beachten?, IT-Recht Kanzlei, 20.05.2020, abgerufen am 25.09.2026
8. Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments, Cochrane, Gurol-Urganci u. a., 05.12.2013, abgerufen am 25.09.2026
9. Ausfallgebühr oder No-Show-Gebühr – was ist das und müssen Sie sie bezahlen?, Verbraucherzentrale Niedersachsen, 22.07.2026, abgerufen am 25.09.2026
10. § 309 Nr. 5 BGB, Pauschalierung von Schadensersatzansprüchen, abgerufen am 25.09.2026
11. § 615 und § 642 BGB, Vergütung bei Annahmeverzug, Mitwirkung des Bestellers, abgerufen am 25.09.2026