Wie kann ich KI für mein Unternehmen nutzen?

Stand: September 2026 · Sven Reimer

Kleine Betriebe nutzen KI im Unternehmen am besten dort, wo Anfragen, Texte und Wiederholung den Tag füllen: beim Beantworten von Anfragen, bei Angeboten und Mails, am Telefon. Bevor ein Betrieb ein KI-Werkzeug auswählt, braucht er ein Geschäftskonto, klare Regeln, was hineindarf, und ein Team, das die Ergebnisse prüfen kann.

Welche Beispiele gibt es für KI im Unternehmen?

Am häufigsten arbeitet KI im Kundenkontakt: 72 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten, die KI nutzen, setzen sie dort ein, etwa bei der Bearbeitung von Anfragen, 54 Prozent in Marketing und Kommunikation [1]. Auch sehr kleine Betriebe sind dabei. Unter den Unternehmen mit weniger als fünf Beschäftigten lassen 13 Prozent Texte von KI erzeugen, 9 Prozent nutzen sie zur Texterkennung [2]. Typische Aufgaben im kleinen Betrieb:

• eine Antwort auf eine Anfrage entwerfen, die ein Mensch vor dem Senden prüft,
• aus Stichpunkten einen Angebotstext machen,
• aus einer Sprachnachricht von unterwegs einen Bericht schreiben,
• Anrufe annehmen und das Anliegen aufschreiben, wenn niemand rangehen kann.

Verbreitet ist das noch nicht überall: 2025 nutzte gut jedes vierte Unternehmen ab zehn Beschäftigten KI, unter den kleinen mit 10 bis 49 Beschäftigten waren es 23 Prozent [3]. Wer von diesen kleinen Unternehmen KI nutzt, wertet damit am häufigsten Texte aus (51 Prozent) oder erzeugt Bilder, Videos und Ton (51 Prozent); 41 Prozent nutzen Spracherkennung, 26 Prozent automatisieren Arbeitsabläufe [3].

Welche KI-Tools sind für kleine Unternehmen geeignet?

Wichtiger als das einzelne Produkt ist die Art des Werkzeugs. Drei Arten lassen sich unterscheiden:

• Ein KI-Assistent zum Schreiben und Fragen, im Geschäftskonto, etwa ChatGPT Business, Copilot, Gemini in Google Workspace oder Langdock. Welche Version dabei datenschutzgerecht ist, steht im Ratgeber Welche KI ist DSGVO-konform?
• KI in einem Ablauf, die im Hintergrund arbeitet: Eine Anfrage kommt per Mail, die KI sortiert sie vor und legt einen Antwortentwurf an, ohne dass jemand ein Chatfenster öffnet.
• Ein Assistent für eine bestimmte Aufgabe, etwa ein KI-Telefonassistent, der Anrufe annimmt, wenn im Betrieb niemand kann.

Ist ChatGPT für kleine Unternehmen geeignet?

Für Entwürfe, Zusammenfassungen und Texte ja, in der Geschäftsversion. Dort nutzt OpenAI die Daten nach eigener Aussage standardmäßig nicht zum Training und schließt auf Antrag einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung [4]. Jedes Ergebnis bleibt ein Entwurf: Die Anbieter selbst stellen häufig klar, dass KI-Texte keinen Anspruch auf Richtigkeit haben [5].

Was müssen Unternehmen bei der Nutzung von KI beachten?

• Datenschutz: Kundendaten nur in Werkzeuge mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und über ein Geschäftskonto statt privater Zugänge [5].
• Prüfen: Nichts geht ungeprüft an Kunden [6].
• Geschäftsgeheimnisse und Urheberrecht: Auch sie gehören in die Regeln, nicht nur der Datenschutz [6].
• Folgenabschätzung: Vorher klären, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist; beim Einsatz von KI wird das nach der Datenschutzkonferenz vielfach der Fall sein [5].
• Regeln fürs Team: welche Werkzeuge wofür, was nie hineingehört, wer prüft. Was die KI-Verordnung zur KI-Kompetenz verlangt, steht im Ratgeber KI-Schulungspflicht.

Welche Nachteile hat die Nutzung von KI in Unternehmen?

Fehler, Aufwand und Unsicherheit. KI-Ergebnisse können falsch sein und kosten Zeit zum Prüfen [5]. Unternehmen, die noch keine KI nutzen, nennen vor allem drei Gründe: Ihnen fehlt das technische Know-how für die Einführung (85 Prozent), sie sind rechtlich unsicher (66 Prozent), und die Kosten sind schwer zu kalkulieren (63 Prozent) [1]. Bei den kleinen Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten, die KI erwogen, aber nicht eingeführt haben, steht fehlendes Wissen mit 73 Prozent ebenfalls vorn. Danach folgen unklare rechtliche Folgen (64 Prozent) und Bedenken beim Datenschutz (60 Prozent); zu hohe Kosten nennt dort nur ein Drittel [7]. Die größte Hürde ist also das Wissen, nicht das Geld.

Wie führe ich KI im Unternehmen ein?

Um halb sieben ist der letzte Kunde weg. Dann kommen die Angebote, die Mails und die Belege für den Steuerberater. Eine KI könnte die Entwürfe schreiben, aber wann soll man lernen, wie das geht? Solo-Selbstständige verbringen im Schnitt 9 Prozent ihrer Arbeitszeit mit bürokratischen Pflichten, rund 11 Stunden im Monat; Betriebe mit weniger als fünf Beschäftigten kommen auf 18 Stunden [8].

Über den Einsatz von KI entscheidet dabei weniger die Größe eines Betriebs als sein Stand bei der Digitalisierung und sein digitales Know-how [2]. Deshalb gehört die Schulung an den Anfang: 70 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten schulen ihre Leute inzwischen im Umgang mit KI, unter denen, die KI schon nutzen, sind es 91 Prozent [1]. Ein Einstieg, der in einen vollen Alltag passt:

1. Eine Aufgabe wählen, die Zeit kostet und sich wiederholt, etwa Antworten auf Anfragen.
2. Ein Geschäftskonto einrichten und aufschreiben, was hineindarf.
3. Das Team an genau dieser Aufgabe schulen: gut fragen, Ergebnisse prüfen.
4. Nach einem Monat nachsehen, was es gebracht hat, dann die nächste Aufgabe.

Diesen Weg gehen wir mit Ihnen: Unsere KI-Schulung für Ihr Team beginnt mit einem Vorgespräch über die Aufgaben, die Zeit kosten, schult an genau diesen Aufgaben, fasst die KI-Regeln auf einer Seite zusammen und schaut nach 30 Tagen nach, was es gebracht hat. Ist die Aufgabe das Telefon, hören Sie in der Live-Demo, wie ein KI-Telefonassistent klingt; was er im Betrieb erledigt, zeigt die Seite fürs Handwerk.

Häufige Fragen

Quellen

1. Erstmals nutzt die Mehrheit der Unternehmen KI, Bitkom, 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten, 14.09.2026, abgerufen am 25.09.2026
2. Künstliche Intelligenz im Mittelstand, Fokus Volkswirtschaft Nr. 554, KfW Research, KfW-Mittelstandspanel, 29.07.2026, abgerufen am 25.09.2026
3. Unternehmen mit Nutzung von Technologien der künstlichen Intelligenz nach Beschäftigtengrößenklassen, Statistisches Bundesamt, Stand 24.11.2025, abgerufen am 25.09.2026
4. Enterprise privacy at OpenAI, OpenAI, Stand 08.01.2026, abgerufen am 25.09.2026
5. Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz, Datenschutzkonferenz, 06.05.2024, abgerufen am 25.09.2026
6. Checkliste zum Einsatz LLM-basierter Chatbots, Hamburgischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit, 13.11.2023, abgerufen am 25.09.2026
7. Gründe gegen die Nutzung von Technologien der künstlichen Intelligenz nach Beschäftigtengrößenklassen, Statistisches Bundesamt, Stand 24.11.2025, abgerufen am 25.09.2026
8. Sieben Prozent der Arbeitszeit im Mittelstand für bürokratische Prozesse, Fokus Volkswirtschaft Nr. 495, KfW Research, 9.556 Unternehmen, 25.04.2025, abgerufen am 25.09.2026