KI-Telefonassistent oder Telefonservice: Was lohnt sich?
Ein Telefonservice mit Menschen lohnt sich, wo Anrufe Urteilskraft brauchen oder nur selten kommen; ein KI-Telefonassistent lohnt sich, wenn die meisten Anrufe wiederkehren und rund um die Uhr jemand abnehmen soll. Der Telefonservice rechnet je Anruf oder Minute ab, der KI-Telefonassistent meist mit einem Monatspaket [1] [2] [7]. Bei acht Anrufen am Tag kostet der Telefonservice deshalb etwa zwei- bis fünfmal so viel [3] [7].
Was ist ein Telefonservice?
Bei einem Telefonservice nehmen Mitarbeiter eines anderen Unternehmens Ihre Anrufe an. Sie melden sich mit Ihrem Firmennamen, fragen nach dem Anliegen und schicken Ihnen eine Anrufnotiz, meist per E-Mail [2] [5]. Die Anrufe kommen per Rufumleitung dorthin, Ihre Nummer bleibt. Andere Namen für dasselbe sind Telefondienst, Telefonsekretariat oder Sekretariatsservice.
Ein KI-Telefonassistent macht die gleiche Arbeit mit einer Sprach-KI statt mit Menschen. Er nimmt ab, fragt nach, bis das Anliegen klar ist, und legt einen Eintrag an. Was er sagt und was er nicht zusagt, legen Sie vorher fest.
Was kostet ein Telefonservice?
Ein Telefonservice kostet je nach Anbieter eine Grundgebühr, einen Betrag je Anruf, einen Betrag je Minute oder mehreres davon. Die Tabelle zeigt vier Anbieter mit öffentlichen Preisen und daneben, wie KI-Telefonassistenten abrechnen.
| Anbieter | Grundpreis pro Monat | Je Anruf | Je Minute | Servicezeit |
|---|---|---|---|---|
| Starbuero [1] | keiner | 0,59 € ab 15 Sekunden Gespräch | 0,59 €, Gespräch plus bis zu 2 Minuten Nachbearbeitung | rund um die Uhr ohne Aufpreis |
| phonea, CALL2 [2] | keiner | 1,70 €, egal wie lang | keiner | Mo–Fr 7–19 Uhr, sonst 2,50 € je Anruf |
| phonea, Anrufpaket [2] | 70 € für 50 Anrufe, in 50er-Schritten | 1,70 € über dem Paket | keiner | wie CALL2 |
| Mobile Office [3] | 59 bis 179 €, je nach Tarif | keiner | 1,39 bis 1,09 €, sekundengenau | rund um die Uhr gegen 49 € und 0,25 € je Minute Aufschlag |
| ebuero [4] | 59,90 bis 179,90 €, je nach Tarif | 1,39 bis 1,04 € | 1,39 bis 1,04 € je angefangene Minute | Mo–Fr 7–19 Uhr, rund um die Uhr gegen 19,90 €, im Profitarif inklusive |
| KI-Telefonassistenten [7] | 0 bis 119 € im Einstiegstarif | bei manchen, über dem Paket | bei manchen, über dem Paket | rund um die Uhr |
Maßgeblich ist immer die Seite des Anbieters. Lesen Sie genau, was gezählt wird: bei Starbuero und ebuero der Anruf und jede Minute, bei phonea nur der Anruf, bei Mobile Office nur die Minute.
Was kostet ein Telefonservice für Handwerker?
Für einen Handwerksbetrieb mit acht Anrufen am Tag kostet ein Telefonservice mit Menschen rund 240 bis 500 Euro im Monat. Gerechnet ist mit demselben angenommenen Betrieb wie in unserem Kostenvergleich: acht Anrufe am Tag, je zwei Minuten, an 21 Arbeitstagen. Das sind 168 Anrufe und 336 Minuten, alle zu den normalen Servicezeiten.
- Starbuero: 168 × 0,59 € + 336 × 0,59 € = 297,36 €, mit voller Nachbearbeitung 495,60 € [1]
- phonea: 168 × 1,70 € = 285,60 €; mit dem 150er-Paket 210 € + 18 × 1,70 € = 240,60 €, dann mit drei Monaten Mindestlaufzeit [2]
- Mobile Office, Tarif Professional: 99 € + 336 × 1,19 € = 498,84 € [3]
- KI-Telefonassistent: bei den meisten Anbietern 90 bis 120 Euro für dieselben Anrufe [7]
Die acht Anrufe und zwei Minuten sind angenommen; setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein. Was ein Assistent für Handwerksbetriebe im Einzelnen aufnimmt, steht auf der Seite KI-Telefonassistent fürs Handwerk.
Brauche ich einen Sekretariatsdienst mit Menschen, oder reicht eine KI?
Das entscheidet die Art Ihrer Anrufe. Solange niemand zuständig ist, liegt abends der Zettel auf dem Tresen: „Herr M. hat angerufen." Die Nummer ist halb notiert, das Anliegen gar nicht. Beide Wege ersetzen ihn. Der Telefonservice schickt eine Anrufnotiz, der KI-Telefonassistent einen Eintrag, in dem Anliegen, Nummer und Dringlichkeit immer an derselben Stelle stehen.
Ein Mensch am Telefon ist die bessere Wahl, wenn viele Anrufe etwas Ungewöhnliches wollen und Urteilskraft brauchen, wenn Ihre Anrufer ausdrücklich einen Menschen erwarten, oder wenn nur selten jemand anruft. Dann ist ein Preis ohne Grundgebühr schwer zu schlagen.
Ein KI-Telefonassistent ist die bessere Wahl, wenn die meisten Anrufe wiederkehren: Terminwünsche, Schadensmeldungen, Rückrufbitten, Fragen nach Öffnungszeiten. Er wird auch nicht teurer, wenn es abends oder am Wochenende klingelt, und ab einigen Anrufen am Tag rechnet sich das Monatspaket gegen den Minutenpreis.
Gibt es einen Telefonservice rund um die Uhr?
Ja, aber bei den meisten Anbietern nicht zum selben Preis. Bei ebuero und phonea ist die Servicezeit werktags von 7 bis 19 Uhr [2] [4]. ebuero nimmt rund um die Uhr gegen 19,90 € Aufpreis im Monat ab [4], Mobile Office gegen 49 € und 0,25 € Aufschlag je Minute [3]. Bei phonea kostet ein Anruf außerhalb der Kernzeit 2,50 € statt 1,70 € [2]. Starbuero berechnet für die Nacht nichts extra [1].
Ein KI-Telefonassistent arbeitet ohnehin rund um die Uhr. Auf den Preisseiten der KI-Anbieter aus unserem Kostenvergleich steht kein Aufschlag für Nacht oder Wochenende [7].
Was gilt für Kanzlei und Arztpraxis?
Für Kanzlei und Arztpraxis gilt die Schweigepflicht auch am Telefon, gleich ob ein Mensch oder eine KI abnimmt. Nach § 203 StGB dürfen Anwälte und Ärzte Geheimnisse an Dienstleister weitergeben, die an ihrer Arbeit mitwirken, soweit das dafür erforderlich ist [6]. Gibt der Dienstleister ein Geheimnis unbefugt weiter, machen sie sich selbst strafbar, wenn sie ihn nicht zur Geheimhaltung verpflichtet haben [6]. Lassen Sie sich diese Verpflichtung schriftlich geben, vom Telefonservice genauso wie vom KI-Anbieter.
Worauf sollte ich beim Vergleich achten?
- Was gezählt wird. Je Anruf, je Minute oder beides, und ab wann: Starbuero zählt den Anruf ab 15 Sekunden [1], ebuero jede angefangene Minute [4], Mobile Office sekundengenau [3].
- Die Servicezeit. Wer abends und am Wochenende Anrufe bekommt, rechnet den Aufschlag mit.
- Laufzeit und Kündigung. Die günstigeren Anrufpakete bei phonea laufen mindestens drei Monate, der Tarif ohne Grundgebühr ist mit zwei Wochen Frist kündbar [2].
- Was nach dem Anruf passiert. Eine Notiz per E-Mail kostet bei phonea und Mobile Office nichts, per SMS kostet sie extra [2] [3]. Termine in Ihren Kalender tragen nur manche Tarife ein, bei Mobile Office erst ab dem Tarif Professional [3].
- Wer das Profil pflegt. Neue Leistungen und Urlaubszeiten tragen Sie meist selbst ein; bei Mobile Office übernimmt das Team die Pflege gegen 89 € je Stunde [3].
Wie ein KI-Telefonassistent klingt, hören Sie am schnellsten selbst, in der Live-Demo. Was er kann, zeigt die Seite KI-Telefonassistent.
ab 149 €
im Monat, monatlich kündbar. Alle Pakete
- Nimmt rund um die Uhr ab
- Ihre Nummer bleibt
- Ein fester Ansprechpartner, kein Callcenter
Häufige Fragen
Gibt es einen Telefonservice ohne Grundgebühr?
Ja. Starbuero und phonea im Tarif CALL2 verlangen keine Grundgebühr, Sie zahlen je Anruf und Minute bzw. nur je Anruf [1] [2]. Bei phonea gilt ein Mindestbetrag von 5 Euro je Rechnung.
Was ist bei ein, zwei Anrufen am Tag günstiger?
Bei so wenigen Anrufen liegen beide nah beieinander. Zwei Anrufe am Tag mit je zwei Minuten ergeben 42 Anrufe und 84 Minuten im Monat: Bei Starbuero sind das 74,34 €, bei phonea 71,40 € [1] [2]. Mit den Preisen aus unserem Kostenvergleich liegen KI-Tarife dafür zwischen knapp 30 und 119 Euro [7]. Den Unterschied machen dann eher Servicezeit und Nachtaufschlag als der Grundpreis.
Ist ein Telefondienst dasselbe wie ein Telefonservice?
Ja. Telefondienst, Telefonservice, Telefonsekretariat und Sekretariatsservice meinen alle einen Dienst, bei dem Mitarbeiter eines anderen Unternehmens Ihre Anrufe annehmen.
Quellen
- Telefonservice-Preise, Starbuero, abgerufen am 25.09.2026
- Telefonservice Tarife, phonea, abgerufen am 25.09.2026
- Telefonservice Kosten, Mobile Office, abgerufen am 25.09.2026
- Preisverzeichnis Telefonsekretariat, ebuero, Stand 28.03.2024, abgerufen am 25.09.2026
- Büroservice Preise, ebuero, abgerufen am 25.09.2026
- § 203 StGB, Verletzung von Privatgeheimnissen, Absätze 3 und 4, Bundesministerium der Justiz, abgerufen am 25.09.2026
- Was kostet ein KI-Telefonassistent?, Kortivo, Preise von neun Tarifen mit Beispielrechnung, abgerufen am 25.09.2026