Sollten Sie KI am Telefon nutzen?

Stand: September 2026 · Sven Reimer

Ja, wenn bei Ihnen Anrufe ins Leere laufen und der Assistent gut eingerichtet ist: Ein KI-Telefonassistent nimmt jeden Anruf an, versteht das Anliegen und gibt an Ihr Team weiter, sobald es einen Menschen braucht. 70 Prozent der Deutschen ärgern sich immer oder oft über schlechte telefonische Erreichbarkeit, und 60 Prozent halten gerade kleine Unternehmen für oft schlecht erreichbar [1]. Was Anrufer an automatischen Telefonsystemen stört, sind lange Auswahlmenüs [2], und die hat ein moderner Assistent nicht.

Lohnt sich ein KI-Telefonassistent für meinen Betrieb?

Er lohnt sich überall dort, wo das Telefon klingelt, während alle arbeiten. Jeder Anruf, der heute ins Leere läuft, ist eine Anfrage, die zum nächsten Betrieb wandert, und oft eine Bewertung, die hängen bleibt. In unserer Auswertung von 3.291 Google-Bewertungen beklagen 32, dass niemand abnahm oder ein zugesagter Rückruf nie kam; 24 davon vergeben nur einen Stern [4].

Ein KI-Telefonassistent schließt genau diese Lücke. Er nimmt ab, wenn Sie beim Kunden sind, abends und am Wochenende. Aus jedem Gespräch wird ein vollständiger Eintrag, den Ihr Team abarbeitet, wenn Zeit dafür ist. Dabei erkennt er, was eilt: Ein Wasserschaden geht sofort an Ihre Bereitschaft, eine Terminanfrage wartet bis zum nächsten Morgen. Ihr Team sieht dann auf einen Blick, wer angerufen hat, was er wollte und was davon eilt. Verbraucher sehen das genauso: Als größte Vorteile nennen sie die Erreichbarkeit rund um die Uhr (58 Prozent) und schnellere Antworten ohne Wartezeit (50 Prozent) [3]. Was das im Monat kostet, rechnet unser Kostenvergleich vor.

Kommen meine Kunden mit einer KI am Telefon zurecht?

Ja, wenn der Assistent ihr Anliegen wirklich erledigt. 71 Prozent der Deutschen können sich vorstellen, einen Sprachassistenten am Telefon für ein konkretes Anliegen zu nutzen [2]. Intelligente Chatbots im Kundenservice lehnen nur 20 Prozent grundsätzlich ab [3]. Die wichtigste Bedingung nennen die Befragten selbst: 51 Prozent erwarten, bei Bedarf nahtlos zu einem Menschen wechseln zu können [3]. Genau so ist unser Assistent gebaut: Wer einen Menschen braucht, bekommt den Rückruf, und echte Notfälle gehen sofort an Ihre Bereitschaft. Die Richtung ist klar: 67 Prozent der Deutschen sind überzeugt, dass Sprache im Kundenservice künftig eine wichtige Rolle spielt [2].

Viele kleine Betriebe leben davon, dass einer immer rangeht. In den Bewertungen steht dann ein Satz wie „Ein Anruf am Abend genügte“. Dieser Ruf hängt an einer Person, und genau die kann nicht jeden Anruf annehmen. Der Assistent nimmt ihr die Anrufe ab, die sie nicht schafft, und sie ruft zurück, wo es sie braucht: eine Vertretung, keine Ablösung.

Was ist anders als bei Anrufbeantworter und Tastenmenü?

Ein Anrufbeantworter nimmt auf, fragt aber nicht nach: Ob eine Nummer fehlt oder es brennt, merken Sie erst beim Abhören. Ein Tastenmenü lässt Anrufer Nummern drücken, und mehr als drei Viertel der Deutschen ärgern sich über lange Auswahlmenüs [2]. Ein KI-Telefonassistent führt dagegen ein Gespräch in ganzen Sätzen. Den ausführlichen Vergleich lesen Sie im Ratgeber Tastenmenü, Voicebot oder KI-Telefonassistent.

Woran merkt der Anrufer, dass er verstanden wird?

Der Anrufer merkt es daran, dass er nichts zweimal sagen muss und nie in einer Schleife hängt. Das ist keine Frage der Stimme, sondern der Einrichtung. So ist jeder unserer Assistenten gebaut:

• Eine Frage nach der anderen. Kein Fragenkatalog, sondern ein Gespräch, das dem Anrufer folgt.
• Zurückbestätigen. Bevor er weitermacht, sagt er, was er verstanden hat, und der Anrufer kann korrigieren.
• Den Weg wechseln statt wiederholen. Versteht er etwas zweimal nicht, lässt er buchstabieren oder gibt ein Beispiel, statt dieselbe Frage noch einmal zu stellen.
• Rückruf statt Sackgasse. Weiß er nicht weiter, bietet er den Rückruf an, statt im Kreis zu fragen.
• Eine Zusammenfassung, die reicht. Ihr Team muss nicht noch einmal nachfragen. Fast jeder zweite Verbraucher (49 Prozent) klagt, sein Anliegen im Kundenservice mehrfach erzählen zu müssen [5].

Und er bleibt freundlich, auch wenn jemand zum dritten Mal nachfragt. Nach den ersten Wochen hören wir uns an, wie Ihre Anrufer wirklich fragen, und stellen den Assistenten darauf ein. Wie das klingt, hören Sie in der Live-Demo.

Muss der Assistent sagen, dass er eine KI ist?

Seit dem 2. August 2026 verlangt die KI-Verordnung der EU, dass Menschen erfahren, wenn sie mit einem KI-System sprechen, es sei denn, das ist offensichtlich [6]. Für Arztpraxen wird die Kassenärztliche Bundesvereinigung deutlicher: Ein Telefonassistent muss am Anfang des Gesprächs darauf hinweisen, etwa mit „Hallo, hier ist der KI-Telefonassistent der Praxis“ [7]. Unser Assistent stellt sich standardmäßig als virtuelle Assistentin Ihres Betriebs vor. Das sagt klar, dass kein Mensch am Apparat ist, und das Gespräch beginnt mit dem Anliegen statt mit Technik. Auf Nachfrage sagt er offen: „Ja, ich bin eine KI.“ Möchten Sie es ausdrücklicher, begrüßt er Anrufer von Anfang an als KI-Assistentin Ihres Betriebs.

Für welche Betriebe lohnt es sich besonders?

Am meisten gewinnen Betriebe, in denen die Person am Telefon dieselbe ist, die gerade arbeitet: im Handwerk, in der Werkstatt, im Salon. Dazu Betriebe, deren Kunden nach Feierabend anrufen, und alle, die Notfälle auch nachts nicht verpassen dürfen. Wo es saisonal eng wird, etwa in den Reifenwochen der Werkstatt, nimmt der Assistent die Anrufe an, die Ihr Team dann nicht schafft. Was er in Ihrer Branche genau leistet, zeigt die Seite KI-Telefonassistent.

Häufige Fragen

Quellen

1. Umfrage von Enreach und YouGov zum Thema telefonische Erreichbarkeit, Enreach, YouGov, 2.099 Befragte, April 2023, abgerufen am 25.09.2026
2. MUUUH! Voice Studie 2026, MUUUH!, YouGov, 2.116 Befragte, Januar 2026, abgerufen am 25.09.2026
3. Verbraucher offen für die Nutzung intelligenter Chatbots im Kundenservice, Nordlight Research, Trendmonitor Deutschland, über 1.000 Befragte, Januar 2024, abgerufen am 25.09.2026
4. Nicht erreichbar kostet Sterne, Kortivo, Auswertung von 3.291 Google-Bewertungen, abgerufen am 25.09.2026
5. Neue Studie von Statista und Genesys zeigt Schwachstellen im Kundenservice auf, Genesys, Statista, 2.000 Verbraucher in der DACH-Region, 2021, abgerufen am 25.09.2026
6. Artikel 50 KI-Verordnung, Transparenzpflichten, EU-KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689), abgerufen am 25.09.2026
7. PraxisWissen: Künstliche Intelligenz, Hinweise zum Einsatz in Praxen, Kassenärztliche Bundesvereinigung, Dezember 2025, abgerufen am 25.09.2026